Wirtualne biura są jednymi z miejsc w których można zarejestrować i formalnie prowadzić firmę. To wygodne i bezpieczne rozwiązanie w przypadku wielu biznesów. Nawet jeśli nie skorzystasz z wirtualnego biura warto wiedzieć o czym mowa.

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro jest miejscem, gdzie można zarejestrować firmę. Pod jednym adresem mieści się zwykle kilkadziesiąt albo i kilkaset firm. Usługa wirtualnego biura zazwyczaj jest świadczona w centrach miast pod prestiżowymi adresami. Często w tym samym miejscu działa też biuro serwisowane wraz z salą konferencyjną.

Jak działa wirtualne biuro?

Minimalny zakres usług świadczonych przez takie miejsce to możliwość rejestracji firmy i odbiór korespondencji. Można mieć oczywiście inny adres do korespondencji, ale w kontaktach z polskimi urzędami trudno liczyć na to, że wyślą list na inny adres niż ten z KRS.
Zazwyczaj wirtualne biuro oferuje dodatkowo płatne usługi takie jak powiadomienia o odebranej korespondencji, skanowanie i przesyłanie skanów odebranych pism, wysyłanie na inny adres oryginałów korespondencji.
Często można też w takim biurze zamówić linię telefoniczną specjalnie dla swojej firmy. Telefon będzie odbierała obsługa biura w Twoim imieniu.

Zalety korzystania z usług wirtualnego biura

Rejestracja firmy w wirtualnym biurze ułatwia prowadzenie biznesu i przyspiesza na przykład samo założenie działalności.

Oszczędność kosztów

Już nawet tylko odbieranie telefonów od potencjalnych klientów zabiera czas i odrywa od innych zajęć. A klient może drugi raz nie zadzwonić. W wirtualnym biurze kto inny je odbiera za Ciebie. Nie musisz zatrudniać sekretarki, bo usługę możesz mieć w pakiecie.

Elastyczność i mobilność

Bardzo wiele usług firmy świadczą u klienta. W przypadku takiego biznesu już samo odebranie listu poleconego staje się problemem. Zastaniesz w skrzynce awizo i musisz iść na pocztę odebrać list. W przypadku zawarcia umowy z wirtualnym biurem list jest odebrany i możesz dostać jego skan.
Jesteś wolny, możesz wykonywać swoją pracę gdziekolwiek w Polsce a nawet i na świecie mając pewność, że nie zaniedbałeś spraw urzędowych i po powrocie nie czekają na Ciebie kłopoty.

Profesjonalny wizerunek firmy

Firma mieszcząca się pod adresem Marszałkowska, Aleje Jerozolimskie, Nowogrodzka w Warszawie czy Piotrkowska w Łodzi budzi większe zaufanie niż zarejesrtowana w Pińczowie czy Koziej Wólce. Istotny też jest fakt, by nie było to mieszkanie. Adres Marszałkowska 111a mieszkania 205 zdradza od razu, że jest to rodzinny biznesik zarejestrowany w domu. A jak wiadomo pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz.
Niektórzy obawiają się, że firma zarejestrowana w wirtualnym biurze sprawia jednak złe wrażenie. No to zwrócę uwagę, że holding zarządzający telewizją TVN jest zarejestrowany właśnie w wirtualnym biurze w Amsterdamie. Skoro wielcy mogą tak działać, to Ty też.

Wsparcie administracyjne

Część firm prowadzących usługi wirtualnego biura ma dział zajmujący się księgowością bądź współpracuje z firmą świadczącą takie usługi. Można liczyć na rabaty korzystając z dwóch usług jednocześnie. To samo dotyczy doradztwa prawnego.
Pracownicy wirtualnego biura profesjonalnie zajmują się załatwianiem spraw w urzędach i mogą być pomocni na różnych etapach działalności poczynając od rejestracji firmy.

Usługi dodatkowe oferowane przez wirtualne biura

Zazwyczaj więcej usług dodatkowych oferują małe, butikowe biura. Wielkie, korporacyjne mają na wszystko procedury i trudno spodziewać się, że zrobią coś ponad zawarte w umowie minimum.
W niewielkim burze wirtualnym można liczyć na załatwienie sprawy w urzędzie, oddanie i odebranie ubrania z pralni, zakup biletu lotniczego albo do teatru, czy znalezienie w sieci konkretnej usługi, gdy sam nie możesz tego zrobić.

Praktyczne wskazówki dla firm rozważających wirtualne biuro

Oczywiście nie jest obojętne które wirtualne biuro wybierzesz. Duże firmy często kuszą pakietami dodatkowych korzyści, ale zastanów się czy ich potrzebujesz. Pamiętaj, że w korporacji dostaniesz dokładnie to na co podpisałeś umowę i nikt z uprzejmości niczego nie zrobi, bo mu nie wolno. Nie spodziewaj się też, że jak do nich zadzwonisz, to będą wiedzieli z kim rozmawiają. Nie są w stanie zapamiętać wszystkich firm, z którymi współpracują.
Zwróć uwagę i porównaj z innymi zakres oferowanych usług. Powinny się pokrywać z Twoimi potrzebami. Rynek jest bardzo konkurencyjny, także oferta jest szeroka.
Według wielu osób prowadzących działalność najlepiej mieć firmę zarejestrowaną w Warszawie. Tutaj jest tak dużo firm, że skarbówka musi mieć naprawdę dobre powody, żeby przychodzić na kontrole. W małym ośrodku mogą się zainteresować z braku lepszego zajęcia.
Przeczytaj oczywiście opinie o biurze, z którego chcesz skorzystać.

Rejestracja do VAT

Rejestrując jako płatnika podatku VAT firmę, która mieści się w wirtualnym biurze warto napisać we wniosku wyjaśnienie, dlaczego zdecydowałaś się na wirtualne biuro zamiast na wynajem własnego. Argumentów jest dużo, a część z nich znajdziesz powyżej. Choć jest to w pełni legalne czasami skarbówka lubi się tym zainteresować.