Panująca pandemia COVID-19 drastycznie zmieniła rzeczywistość Polaków, w tym ich sytuację zawodową. Praca zdalna oferowana jest przez firmy w miarę możliwości – w całości lub częściowo, zlecając home office tym pracownikom, którzy mogą sobie na to pozwolić.
Mając to na uwadze, stworzyliśmy cykl artykułów dla zespołów, menedżerów i jednoosobowych działalności gospodarczych, których celem jest pomoc w organizacji pracy zdalnej.
Starannie prześledziliśmy najważniejsze informacje związane z tym zagadnieniem. Dynamika zmian, jakie zachodzą w ostatnim czasie, a także poziom skomplikowania niektórych branż uniemożliwia jednak utworzenie pełnej listy rozwiązań wszystkich sytuacji. Celem poniższego cyklu jest raczej przedstawienie tego, jak prostymi sposobami możemy zoptymalizować pracę w tych trudnych warunkach oraz przybliżyć te jej koncepcje, które na pierwszy rzut oka wydają się trudne. Zawsze może się okazać, że twoja firma ma specyficzne zasady bądź zewnętrzne wymogi i z różnych względów nie może pozwolić sobie na zaimplementowanie zaprezentowanych rozwiązań.
Praca zdalna – jak przygotować się do jej wdrożenia?
Decyzja o przejściu w tryb pracy zdalnej wiąże się zwykle z wieloma zmianami. Kiedy warto zastanowić się nad takim rozwiązaniem i na co zwrócić szczególną uwagę? Omawiamy te kwestie poniżej.
- Określenie plusów i minusów pracy zdalnej
W pierwszej kolejności należy przygotować się do tego, aby odpowiednio stawić czoło wyzwaniu – bez odpowiedniej analizy sytuacji firmy i zasobów, jakimi dysponuje, proces przejścia w tryb pracy zdalnej nie zakończy się sukcesem. Jeżeli zależy nam na sprawnej tranzycji, powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań:
- Czy nasza branża ma odpowiednie rozwiązania do podjęcia pracy zdalnej?
- Jak przystosować zespół do całkowitej pracy zdalnej?
- Jak procesy, które do tej pory sprawdzały się w biurze, przełożą się na pracę zdalną?
- Czy obowiązki wszystkich osób mogą być wykonywane w domu, niezależnie od powierzonej funkcji?
- Jak całkowita praca zdalna wpłynie na komunikację i pracę zespołową?
Tak ukierunkowane rozważania pomogą w określeniu zarówno mocnych, jak i słabych stron firmy, a co za tym idzie – w stworzeniu odpowiedniego modelu, czyli takiego, który jest dopasowany do danej kultury pracy.
2. Ocena ryzyka i potencjalnych przeszkód
Przejście na pracę zdalną stanowi wyzwanie i wiąże się z dużą niepewnością. Do najbardziej problematycznych kwestii należy:
- to, jak pracownicy będą pracować – czy ich działania będą równie wydajne, czy jednak mniej efektywne?
- to, jak będziemy się komunikować – za pomocą odpowiednio zabezpieczonych firmowych komunikatorów? W formie pisemnej czy ustnej?
- to, jak płynnie prowadzić procesy wewnętrzne oraz zewnętrzne – jakich zmian będzie wymagało zachowanie sprawności działań firmy? Jak sprawić, żeby skutków takich sytuacji nie odczuli nasi klienci i kontrahenci?
3. Przygotowanie pracowników
Jeżeli oszacowaliśmy już ryzyko związane ze zmianami i opracowaliśmy rozwiązania wynikających z nich problemów, powinniśmy zakomunikować o tym w odpowiedni sposób pracownikom. Należy mianowicie zapoznać ich ze sposobami komunikacji, wyjaśnić, co powinno stanowić dla nich priorytet w czasie zmian, a także ustalić kwestie związane z raportowaniem – czy ma mieć miejsce, a jeśli tak – jak często i w jakiej formie.
W związku z tym, że praca zdalna w wielu firmach jest nowością, przygotowanie pracowników może zająć w takich przypadkach więcej czasu niż w sytuacji firm, które takie rozwiązania – nawet epizodycznie i nie na tak dużą skalę – wdrażały już wcześniej.
Ważną kwestią jest zapewnienie pracownikom odpowiedniego wyposażenia, aby mogli bezproblemowo wykonywać swoją pracę. Trzeba wziąć pod uwagę, że nie każda z zatrudnionych osób będzie dysponowała sprzętem spełniającym wymagania danego rodzaju pracy lub odpowiednio szybkim łączem internetowym. Niezbędnym krokiem jest zatem stworzenie pracownikom warunków technicznych do pracy zdalnej.
4. Ujednolicenie procesów
Warto opracować jedno narzędzie służące komunikacji dla całej firmy, aby wszyscy pracowali w jednym środowisku – takie rozwiązanie będzie najbliższe klasycznej komunikacji w biurze. Oficjalna i jednolita droga komunikacji wprowadza poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników – dzięki niej mają oni świadomość, że nie są sami i tak samo jak przedtem wciąż mogą liczyć na wsparcie czy udział w dyskusjach.
Istnieje kilka narzędzi do komunikacji, które będą stanowić dobry wybór dla firmy przechodzącą w tryb pracy zdalnej, na przykład:
- Google – środowisko oferowane przez Google może ułatwić komunikację i pracę nad większymi projektami, jako że wszyscy użytkownicy mają możliwość pracy nad jednym dokumentem w tym samym czasie, a zmiany i komentarze oraz ich autor będą widoczne dla każdego;
- Hangouts – aplikacja m.in. do wideokonferencji, umożliwia także organizowanie wieloosobowych spotkań online z czatem, a także zapewnia możliwość prezentowania projektów, nad którymi pracują poszczególne osoby;
- HeySpace – oprogramowanie, które pozwala zarówno na indywidualne, jak i grupowe rozmowy, zarządzanie zadaniami oraz monitorowanie postępów.
Niezależnie od wyboru narzędzi używanych do komunikacji w firmie najważniejsze jest, aby wszyscy pracowali konsekwentnie w jednym środowisku. Aplikacje, które można zintegrować z narzędziami stosowanymi w firmie, umożliwiają bowiem szybszą i łatwiejszą pracę – żeby jednak spełniały swoją rolę, muszą korzystać z nich wszyscy pracownicy.
5. Mierzenie czasu pracy
W pracy zdalnej bardzo łatwo można zatracić się w głównych obowiązkach, ale też w zadaniach bardziej pobocznych. Potrzeba tutaj dużej dyscypliny – ważne jest, żeby działania pracowników przynosiły oczekiwane rezultaty, jednak powinno się to odbywać bez straty dla higieny pracy, z zachowaną równowagą między pracą a życiem osobistym.
Dlatego też dobrym rozwiązaniem dla firm zatrudniających wielu pracowników jest automatyczna ewidencja czasu pracy. Pozwala ona w przystępny, przejrzysty sposób kontrolować grafiki zespołów – oczywiście to wszystko pod warunkiem, że pracownik rozliczany jest od zadania do zadania.
6. Wdrożenie w tryb pracy zdalnej
Wdrożenie pracy zdalnej nie jest zadaniem, które można wykonać w jeden dzień. To stały proces, w dodatku wymagający nieustannego nadzoru. Istotne jest bowiem, aby regularnie kontrolować wdrożone praktyki i przypominać o sposobie, w jaki obecnie odbywa się praca, oraz o celu poszczególnych rozwiązań. Wymaga to jednak również ciągłego zaangażowania wszystkich pracowników, ich otwartości i chęci pokonywania trudności. Menedżerowie powinni więc rozmawiać z zespołami, a pracownicy komunikować na bieżąco swoje problemy i potrzeby.
Co zyskuje firma, wdrażając pracę zdalną?
To jasne – firma nie może funkcjonować bez pracowników. Oczywiście, ich zdrowie jest najważniejsze, a przy tym zakażenie koronawirusem oznaczałoby pomniejszenie zespołu, a więc i jego osłabienie. To z kolei mogłoby się przyczynić do strat finansowych.
Praca zdalna zapewnia pracownikom pod tym względem bezpieczeństwo i umożliwia kontynuację pracy bez narażania nikogo na ryzyko zdrowotne i budżetowe.
- Elastyczność
Tryb pracy zdalnej zwiększa elastyczność firmy względem potrzeb zatrudnionych. Pracownicy, którzy mają dzieci, mogą łatwiej pogodzić życie rodzinne z zawodowym, zwłaszcza wobec sytuacji zamkniętych przedszkoli i szkół. Jeśli zdarzy się, że jednego dnia trzeba będzie poświęcić więcej czasu na pracę, będzie można wyrównać tę dysproporcję kolejnego dnia – najważniejsze, aby zgadzała się liczba przepracowanych godzin w skali miesiąca.
2. Uporządkowanie pracy
Praca zdalna wymaga częstszej komunikacji i wymiany informacji, tak aby nie umknęło żadne z istotnych zagadnień. Wszystkie ważne informacje powinny być dostępne dla każdego pracownika. Firma może w łatwy sposób usystematyzować niezbędne dane i stworzyć dla nich odpowiednie przestrzenie wirtualne. Możliwości jest wiele i każda firma może dostosować je do swoich potrzeb.
3. Nowe możliwości
Praca zdalna pozwala być bardziej elastycznym nie tylko w kwestii organizacji pracy. Firma otwiera się na nowe praktyki biznesowe, które mogą całkowicie przewartościować jej dotychczasową działalność i pozytywnie wpłynąć na jej rozwój. Krótko mówiąc, im większa otwartość firmy, tym większe szanse na jej wzrost i umocnienie pozycji względem konkurencji.
Jak być produktywnym, pracując zdalnie?
W każdej pracy podstawą jest jej dobra organizacja. W pracy zdalnej – tym bardziej. Na czym polega? Jak ją osiągnąć? Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych aspektów.
- Miejsce wydzielone wyłącznie do pracy
W domu łatwo jest zatrzeć granicę między biurem a – przykładowo – salonem z włączonym telewizorem. W celu zachowania odpowiedniej higieny psychicznej warto stworzyć w domu miejsce przeznaczone tylko do pracy, wolne od wszelkiego rodzaju zakłóceń. Może to polegać nawet na wydzieleniu kawałka blatu w kuchni lub ustawieniu stołu tyłem do domowników, aby można było w miarę możliwości odciąć się od życia domowego i pracować w skupieniu – innymi słowy, wytyczyć w ten sposób granicę jasną zarówno dla pracującego, jak i jego współlokatorów.
2. Harmonogram pracy
Ważne, aby wypracować określony rytm pracy i trzymać się go. Warto zaczynać pracę o stałej godzinie i stworzyć swój własny rytuał: pobudka, prysznic, śniadanie, a następnie przygotowanie się tak jak do zwykłego wyjścia do pracy. Komfort siedzenia za biurkiem w piżamie może być kuszący, lecz w efekcie przynosi więcej szkody niż pożytku, obniżając naszą produktywność. Będąc natomiast przygotowanym do pracy również w tym zakresie, nie musimy obawiać się niezaplanowanych wideokonferencji – możemy bez stresu przeprowadzić takie spotkanie od razu, kiedy zajdzie taka potrzeba.
3. Przerwa na kawę
Nie miejmy wyrzutów sumienia, kiedy podczas pracy z domu zrobimy sobie przerwę na kawę, powiesimy pranie czy opróżnimy zmywarkę – to przerwa podobna do tej, kiedy udajemy się do biurowej kuchni, a po drodze ucinamy krótką pogawędkę ze współpracownikiem. Takie drobne zadania odrywają nas od rutyny i przenoszą mózg w inne rejony – pozwalają mu odpocząć i odświeżyć myśli.
4. Rozmowy
Podczas pracy z domu nasze interakcje społeczne są ograniczone, a co za tym idzie – jesteśmy mniej kreatywni. Nawet krótkie rozmowy pobudzają bowiem do działania i zapobiegają poczuciu izolacji. Warto o tym pamiętać i zadbać o choćby kilkuzdaniową wymianę myśli.
5. Regularny odpoczynek
Gdy skupiamy się na zadaniu, a wokół nie mamy współpracowników wyznaczających rytm dnia, możemy łatwo zapomnieć o przerwach nawet na kilka godzin. Ważne, żeby zadbać o chwilę odpoczynku co godzinę – odejść od biurka, wykonać kilka skłonów.
Jak prowadzić rozmowy zdalne podczas koronawirusa?
Jak prowadzić efektywne wideorozmowy?
Warto skorzystać z poniższych wskazówek:
Dokładnie sprawdź połączenie audio, wideo i internetowe
Zawsze testuj swoje wideo i audio tuż przed rozmową, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie. To, że działało miesiąc temu, nie oznacza, że będzie działać dzisiaj – nie ma potrzeby ryzykować stresu i zawstydzenia związanego z problemami technicznymi.
Niezbędne jest również stabilne połączenie bezprzewodowe – warto wybrać lokalizację, w której połączenie z siecią nie będzie niczym zakłócane.
Wybierz „czyste” tło
Uwagę rozmówcy skupiamy na twarzy i naszym komunikacie, a nie na tym, co się dzieje za nami. Wybranie jasnego, jednolitego tła będzie zatem najlepszym rozwiązaniem. Unikaj okien i ścian pełnych zdjęć, plakatów lub bibelotów – najważniejszym celem wideokonferencji jest ułatwienie ludziom zrozumienia naszego przekazu i skupienie się na rozmówcy.
Upewnij się, że osoba rozmawiająca z Tobą wyraźnie Cię widzi
Zwróć uwagę na oświetlenie. Staraj się, aby jedno źródło światła wychodziło zza ciebie, jedno po prawej stronie i jedno – po lewej, tak, aby tworzyło poświatę. Przed rozmową warto zrobić krótki test kamery i sprawdzić, czy oświetlenie jest odpowiednie.
Patrz we właściwy punkt
Gdzie patrzysz podczas wideorozmowy? Jest to jedno z najczęstszych pytań w kontekście rozmów z włączoną kamerą. Chociaż na początku może to wydawać się nienaturalne, nie należy patrzeć w stronę ekranu, a aparatu. Dlatego też trzeba umieszczać aparat na poziomie oczu – nie powyżej ani poniżej.
Wykadruj się
Podczas wideorozmowy zaleca się pokazywanie obszaru maksymalnie od pasa w górę – tak, aby nie wyglądać jak lewitująca głowa. Oddalmy się od kamery na tyle, żeby nasz rozmówca nie mógł policzyć naszych włosów na twarzy.
Ubierz się
Samo ubranie się wzmaga naszą pewność siebie. Najlepiej ubrać się tak, jak na zwykłe wyjście do pracy. Warto zachować umiar w przypadku ewentualnej biżuterii, może ona bowiem rozpraszać uwagę i zaburzać oświetlenie, odbijając światło pod niewłaściwym kątem.
Zwróć uwagę na język ciała
Istotnym elementem komunikacji jest język ciała. Podczas mówienia dobrze jest gestykulować, ale należy zachować ostrożność i utrzymać ruchy dłoni w zasięgu kamery. Warto także pamiętać, że gesty nie zawsze będą wyglądać na wideo w taki sam sposób, jak na żywo.
Poczuj się jak gwiazda filmowa
Potraktuj wideorozmowę jak grę przed kamerą, w której jesteś gwiazdą. Przygotuj się więc do niej i poczuj się swobodnie z samym sobą – wówczas i rozmówca będzie się tak czuł.
