List motywacyjny jest uzupełnieniem naszego CV i służy rozwinięciu opisu naszych kwalifikacji. Powinien on zawierać uzasadnienie naszej aplikacji do konkretnej firmy i być dostosowany do stanowiska, o jakie się staramy. Czytając list motywacyjny odbiorca powinien mieć odczucie, że jest on kierowany specjalnie do jego firmy, a nie jest jedynie kolejnym, powielonym dokumentem w naszej korespondencji.

Pisząc list motywacyjny musimy pamiętać o pewnych standardach: adres nadawcy powinien znajdować się w lewym górnym rogu, natomiast adres odbiorcy po prawej stronie nad tekstem, ponad adresem odbiorcy w prawym górnym rogu należy umieścić datę i miejscowość. W treści listu motywacyjnego musimy wskazać, która oferta pracy nas interesuje lub podać nazwę stanowiska, na które aplikujemy wraz z numerem referencyjnym (jeśli jest on zamieszczony w ogłoszeniu).

Co powinien zawierać list motywacyjny?

Celem listu motywacyjnego jest udzielenie pracodawcy odpowiedzi na trzy główne pytania:

• Dlaczego aplikujemy właśnie do jego firmy?
• Dlaczego interesuje nas dane stanowisko/dział w tej firmie?
• Jaką korzyść osiągnie pracodawca, jeśli nas zatrudni?

Zatem w pierwszym akapicie powinno znaleźć się uzasadnienie naszego zainteresowania pracą w danej firmie. Musimy w jednym, dwóch zdaniach wyjaśnić, skąd dowiedzieliśmy się o ofercie pracy oraz jakie stanowisko nas interesuje. W przypadku spontanicznej aplikacji, gdy wysyłamy dokumenty do firmy, która nie prowadzi w danym momencie naboru, dobrze by było określić stanowisko lub chociaż dział, w którym chcielibyśmy pracować.

Bardzo dobre wrażenie sprawimy, jeśli jako przyczynę naszego zainteresowania daną firmą podamy informacje, których zdobycie wymagało od nas nieco wysiłku. Pracodawca, widząc, że czytaliśmy o jego firmie w Internecie lub w prasie branżowej będzie przychylniej traktował naszą aplikację.

W następnym akapicie należy krótko opisać swoje osiągnięcia zawodowe, najlepiej podpierając się konkretnymi przykładami. Opisywane osiągnięcia powinny być zbieżne z zadaniami, które może nam przydzielić przyszły pracodawca.

Należy także zwrócić uwagę pracodawcy na pozytywne cechy naszej osobowości, takie jak odpowiedzialność, dokładność, silną motywację do podjęcia pracy lub chęć ciągłego podnoszenia kwalifikacji. Wymienianie naszych zalet nie może jednak, podobnie jak w przypadku osiągnięć zawodowych, pozostać bez przykładów, które potwierdzałyby te aspekty naszej osobowości.

Opisanie osiągnięć zawodowych i przydatnych cech charakteru jest niezmiernie ważne, gdyż pomaga pracodawcy określić korzyści z zatrudnienia właśnie naszej osoby.

List motywacyjny można zakończyć stwierdzeniem, że chcielibyśmy się osobiście zaprezentować przyszłemu pracodawcy podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

List kończymy grzecznościową formą np. “Łączę wyrazy szacunku” lub “Z poważaniem” oraz kilka linijek poniżej umieścić swoje imię i nazwisko. Pomiędzy pożegnaniem a nazwiskiem kandydata należy podpisać się odręcznie.

O czym trzeba pamiętać?

• Tekst listu motywacyjnego powinien być podzielony na akapity, całość powinna być czytelna i przejrzysta i wydrukowana na papierze dobrej jakości.
• Powinien być on napisany na komputerze dużą i czytelną czcionką.
• Jeśli wysyłaliśmy już większą ilość listów motywacyjnych i korzystamy z jednej, udoskonalanej wersji, trzeba uważać, by data napisania listu była zbliżona do dnia jego wysłania; w innym przypadku pracodawca odniesie słuszne wrażenie, że nie pisaliśmy listu specjalnie do jego firmy.
• W liście motywacyjnym nie można kłamać, gdyż nawet jeśli zrobimy dobre wrażenie i zostaniemy zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną, to podczas bezpośredniego kontaktu wszelkie nieścisłości zostaną wyłapane, co fatalnie wpłynie na opinię pracodawcy o nas.
• Na końcu listu motywacyjnego umieszczamy listę załączników: CV, kserokopię świadectwa lub dyplomu ukończenia uczelni, ksera świadectwa ukończonych kursów, listy referencyjne itd.

Najczęściej popełniane błędy

• Używanie sformułowań dających pracodawcy poczucie, że jesteśmy zdesperowani; mimo naszej, często trudnej, sytuacji ton listu powinien być spokojny i rzeczowy, a nie mieć charakteru błagalnej prośby;
• Zapominanie o umieszczeniu numeru referencyjnego, tytułu prasowego oraz daty publikacji ogłoszenia, w przypadku ubiegania się o konkretne stanowisko z ogłoszenia;
• Powtarzanie wiadomości zamieszczonych w CV;
• Przekraczanie objętości listu ponad jedną stronę formatu A4;
• Przesyłanie listu motywacyjnego zawierającego błędy ortograficzne, gramatyczne lub stylistyczne;
• Brak własnoręcznego podpisu na końcu listu;
• Używanie skrótów lub sloganów niezrozumiałych dla czytającego;
• Posługiwanie się tym samym listem motywacyjnym przy ubieganiu się o różne stanowiska;
• Pomyłka w nazwie stanowiska, o jakie się ubiegamy;
• Pomyłka w imionach i nazwiskach osób, do których kierujemy dokumenty;
• Zamieszczanie w liście osobistych informacji typu: sytuacja rodzinna, trudna sytuacja finansowa itd.;
• Kserowanie listu motywacyjnego i wysyłanie tej samej wersji do wielu firm;
• Zbyt nachalne pisanie o swoich zaletach;
• Jakiekolwiek skreślenia i poprawki w przypadku gdy wymagane jest odręczne napisanie listu.